In vier stappen naar duurzaamheid

Soms zijn grote veranderingen verrassend eenvoudig in te voeren. Een voorbeeld is de invoering van de verplichte CSRD-rapportage vanaf 2024 voor bedrijven die voldoen aan twee van de volgende drie criteria: (1) meer dan 20 miljoen balanstotaal (2) meer dan 40 miljoen omzet en (3) meer dan 250 medewerkers. De CSRD wordt in de accountantswereld wel de grootste verandering sinds de invoering van de IFRS genoemd. Duurzaamheidsverslaggeving is ‘here to stay’. Het is een verandering die vraagt om een andere en bredere blik op de business. In die zin kun je de invoering van ‘duurzaamheid als succesfactor’ zien als een project. Is dat project eenmaal afgerond, dan is de organisatie een reeks KPI’s én een nieuw perspectief op zichzelf rijker. Maar hoe begin je nu met zo’n veelomvattend onderwerp?

Fase 1: De nulmeting

Het is altijd een goed idee om je positie te bepalen voordat je een verandertraject start. In het geval van duurzaamheid gaat het erom dat je weet hoe actueel het thema is in de organisatie. Wie zijn er al mee bezig en hoe bewust is iedereen zich van de noodzaak om bijvoorbeeld circulair te denken? Zo’n nulmeting is een belangrijk basisingrediënt voor het bepalen van de ambitie. Als mensen nauwelijks weten wat onder ‘duurzaamheid’ wordt verstaan, heeft het weinig zin hemelbestormende ambities op tafel te leggen. Ook belangrijk in deze fase: over wie hebben we het? Betrekken we de buurt erbij? Familie van medewerkers? Oud-klanten en -medewerkers?

Fase 2: Zichtbare acties

Uiteindelijk wil je ‘iets’ gaan doen. Op basis van de inzichten uit de vorige fase, kun je in ieder geval starten met communicatie over het thema duurzaamheid. De doelgroepen uit de vorige fase hebben alle een andere informatiebehoefte, dus het opstellen van een communicatieplan maakt onderdeel uit van deze fase. In deze fase ligt het gevaar op de loer dat maatregelen los staan van elkaar. Als acties in duurzaamheid geen onderlinge relatie hebben met elkaar, wordt het lastiger om structureel en planmatig te verbeteren. Naast het communicatieplan is dus ook een projectplan nodig waarin de samenhang wordt beschreven. Het voorkomt dat met veel enthousiasme genomen maatregelen verzanden in een onoverzichtelijke brei aan acties. Een voorbeeld: in plaats van te kiezen voor zonnepanelen, kun je dus beter een reeks doelstellingen hebben rond het duurzaam maken van het bedrijfspand. Daar passen de panelen in, maar ook infraroodverwarming of isolerend glas en warmteterugwinning.

Fase 3: Rapporteren

Je bewijst jezelf een grote dienst door een aantal KPI’s te bepalen waarover periodiek gerapporteerd wordt. De voortgang en het succes worden daarmee meetbaar en dat leent zich weer prima voor communicatie. Liever simpele en niet voor discussie vatbare KPI’s dan multi-interpretabele dashboards met discutabele waarden. Die doen meer kwaad dan goed in een verandertraject. Bij het rapporteren zijn de feiten net zo belangrijk als de geloofwaardigheid erachter. Daarom is er niets mis mee om de eerste rapportages vrij eenvoudig van opzet te maken. De beoogde werkelijkheid of eindstaat van de rapportage kun je ook in kleine stappen bereiken. In de praktijk zal het ook zo gaan. Niet iedere leverancier is namelijk direct in staat om een LCA (Life Cycle Analyse) aan te leveren van zijn of haar product en niet alle ketenpartners kunnen of willen stante pede inzicht geven in hun MVO-agenda.

Fase 4: evalueren en uitbouwen

In deze fase onderzoek je de gerapporteerde KPI’s op hun juistheid, volledigheid en actualiteit. Dit is ook de fase waarin je nieuwe onderdelen aan de duurzaamheidsrapportage toevoegt en waarin de controlerend accountant inzicht moet krijgen in de werkelijkheid achter de cijfers. In de evaluatiefase is het bovendien een goed idee om weer eens de thermometer in de organisatie te steken. Wat is er veranderd na de nulmeting uit fase 1? Wat kan beter en welke aanpassingen aan het project- en communicatieplan zijn nodig?

Wil je aan de slag met de verantwoording van je duurzaamheid? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. E-mail ons op info@impactcirculair.nl of bel 088 24 000 04.